Слово «документооборот» сложно привести к единому значение с учетом обилия общепринятых IT-терминов. Единственное четкое определение сформулировано на основании ГОСТа.
Практика по автоматизации всех видов документооборота расставляет все по своим местам. На примере Enterprise content Management рассмотрим концепцию, которая начала появлятся в отчетах Gartner, начиная с 2001 года. В процессе накопления большого объема документации, имеющей статус «важная» для конкретного бизнеса, возникла проблема. Резко проявилась потребность в системе, которая сможет преобразовать большое количество бумажной «макулатуры» в удобный электронный формат с возможностью последующей ее обработки. Первые попытки производились путем создания разрозненных рабочих мест находящихся под ответственностью различных сотрудников и отвечающих «бизнес-логике» каждого из них. Разумеется, человек не защищен от ошибок и не может держать в голове всю необходимую информацию для работы с документацией – возникали ошибки и сбои.
Первые двадцать лет развития электронного документооборота, внимание заострялось на создании единого пространства для структурирования данных, хранения и их обработки. Текстовые процессы применялись в качестве инструмента для работы с неструктурированной информацией. Про возможность работы через Интернет и веб-браузеры не могло быть и речи. В 80% документооборот программа не имела четкого структурирования данных – в них не существовало надежных способов хранение документации.
Но в скором времени произошел «информационный взрыв», вызванный осознанием того, что электронные документы гораздо удобнее, надежнее и эффективнее в использовании, нежели бумажный, что повлекло за собой активнейшее развитие ECM систем по всему миру.
