Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учёта и составлением отчётности на предприятии за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру.
В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, учет бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным. Зарубежные эксперты в области аутсорсинга отмечают, что вместе с передачей определённых финансовых функций, выполнение которых аутсорсером происходит часто в ежедневном режиме, обычно передаётся также управление этими функциями и процессами.
По мнению специалистов Института аутсорсинга Outsourcing Institute, США), наибольший рост аутсорсинга, как необычайно динамично развивающегося вида оптимизации деятельности предприятий, проявляет аутсорсинг бизнес-процессов именно в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведённое в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало[2], что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм — часть административных функций.
В отличие от бухгалтерских услуг, которые чаще имеют эпизодический характер, аутсорсинг бухгалтерии — это стратегия на перспективу, которая влечёт за собой серьёзную перестройку бизнес-процессов внутри компании[3]. Специалисты различных компаний расходятся во мнении, насколько серьёзной эта перестройка бизнес-процессов может быть. Однако большинство из них согласны, что настройка процессов взаимодействия и документооборота является важной составляющей успеха применения аутсорсинга на предприятии. Бухгалтерский аутсорсинг не стоит относить к сервисным услугам. Поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер — только один на каждую переданную функцию.
Другую распространённую форму бухгалтерского обеспечения на предприятии — привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и объективно не может иметь собственной инфраструктуры, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов взаимодействия, а также лишён ряда других возможностей специализированной компании[4]. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами[5].
Функции бухгалтерии, передаваемые на аутсорсинг
операционная
регистрирующая
аналитическая
контрольная
информационная
управленческая
обеспечения сохранности имущества
обеспечения информационной безопасности
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов, корый мы ведем на
https://yslbuh36.ru. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг аутсорсера).
Психологические барьеры
Существенным препятствием к привлечению внешних исполнителей в России является неготовность руководителей доверить внутреннюю информацию внешним структурам. И несмотря на то, что в передаваемой информации и документах, как правило, особых секретов не содержится, "переступить черту" многим все равно непросто. Подобные психологические барьеры могут возникать и у аутсорсера, если диалог с потенциальным заказчиком требует раскрытия своих преимуществ и собственных методик.
Управление отношениями
Эффективность и успех применения аутсорсинга зависит от степени вовлечения в процесс всех имеющих отношение к нему сотрудников заказчика. Непонимание, искажение информации и даже сопротивление могут серьёзно осложнить переходный период или вообще поставить под угрозу достижение намеченного результата в целом. Поэтому при выборе партнёра нужно руководствоваться стратегическими целями, а не искать обычного поставщика дешёвых услуг. Как считают эксперты, оптимальный вариант — когда сумма контракта не превышает 10-15 процентов от общей выручки аутсорсера. Тогда обе стороны будут заинтересованы в сотрудничестве и смогут избежать полной зависимости друг от друга. Причём размер гонорара должен зависеть не только от степени удовлетворённости заказчика результатом, но и от количества времени, затраченного подрядчиком на выполнение работы.
Требования к компетентности
Использование бухгалтерского аутсорсинга предполагает достаточно высокий уровень управленческих знаний и навыков — определение целей и задач, чёткая формализация процедур и организационных регламентов, недвусмысленные критерии оценки результатов работы, ясные обязанности и пределы ответственности. Привлекая аутсорсера, целесообразно все упомянутые аспекты продумать, оговорить и зафиксировать. По мнению многих участников рынка бухгалтерского аутсорсинга, к этому готовы далеко не все менеджеры.
Основные из них:
максимальное освещение – бухгалтерский учет должен содержать полную информацию о потенциальных и реальных последствиях всех событий и хозяйственных операций;
автономность – предприятие обособлено от его владельцев/собственников;
последовательность – постоянное применение выбранной учётной политики;
непрерывность – оценивание активов исходит из предположения, что предприятие и дальше продолжит свою деятельность.
Бухгалтерский учет на любом предприятии должен вестись непрерывно – с дня регистрации до ликвидации.
Бухгалтерский учет невозможен без первичной документации. Так как ведение бухгалтерского учета сейчас максимально автоматизировано, то процесс работы бухгалтера можно представить так: в программу вводится первичка, которая обрабатывается программой. Результат такой обработки – формирование хозяйственных операций, каждая из которых является набором проводок,
работа с первичной бухгалтерской документацией это то, что необходимо вам и можем мы.
Первичная документация в Украине распределяется по таким типам: распорядительная, куда относится платёжки, доверенности и исполнительная – акты, ведомости. То есть, это документы, которые создаются в бумажной/электронной форме, фиксирующие осуществление всех хозяйственных операций. Первичные документы создаются во время проведения хозяйственной операции, а если такая возможность отсутствует, то по её окончании. Первичка может быть составлена на бланках, утверждённых на государственном уровне, а также на формах, составленных самим предприятием. Главное условие, в них должны быть все реквизиты, которые указаны в государственных формах. Бухучет предполагает универсальные формы, такие как акты, справки, перечни, поручения, некоторые счета бухгалтерского учета.
